名古屋大学におけるOffice 365 Educationの利用について

教職員の方へ:Office 365 Education の業務利用について

 大学の中には、個人情報や研究に関する未公開情報など、取扱いに注意を要する情報が多くあります。名古屋大学では、各種情報を適切に取り扱うため、「情報格付け基準」を定めています。
 名古屋大学情報格付け基準:http://www.icts.nagoya-u.ac.jp/nu-only/ja/security/jyouhoukakuzuke.pdf
Office 365 Education は学外で提供されるサービスです。セキュリティやプライバシーについては十分に考慮されていますが、学内 のシステムやサービスと同様に考えると、予期しない不具合や問題等が生じる可能性もあります。安全を期するため、情報格付け基準で機密性 3以上の情報を Office 365 Education で取り扱うことを禁止します。具体的には、機密性 3以上の情報 を OneDriveに保存したり、Web版アプリで利用したりしてはいけません。 また、機密性 3以上の情報を受信する可能性のある用途に Office 365 のメールアドレスを利用することも避けてください。

 マイクロソフトの製品ライセンス条件については、下記 URL にある情報を御参照ください。 https://www.microsoft.com/ja-jp/licensing/product-licensing/products.aspx

はじめに

 名古屋大学では、Microsoft社のクラウドサービスであるOffice 365 Educationを全学的に導入することになりました。名古屋 大学の全学メールアドレスを持つ学生・教職員であれば、誰でも無料で利用することができます。
 Office 365 Educationは、多くの方にとって馴染み深いOffice製品とは少し異なるものです。コンピュータショップで販売されてい るOffice製品をはじめ、これまでの多くのアプリケーションソフト(アプリ)は、自分の端末(パソコンやスマートフォン)にインス トールして利用するものでした。そのようなアプリをデスクトップアプリと呼びます。 一方、高速なネットワーク回線が普及するのに伴い、Webブラウザを使って「インターネットのどこかにあるコンピュータ」を遠隔操 作し、文書作成をはじめとする各種処理を行うことが可能となりつつあります。そのようなサービスをクラウドサービスと呼 び、「どこかにあるコンピュータ」で動作するアプリをWebアプリと呼びます。Webアプリとデスクトップアプリの両方をセッ トにし、「Office 365」 の名称を付けて販売しているケースもありますが、今回名古屋大学で全学導入するのは、基本的にWebアプリの部分だけです。端末にイン ストールして使用するデスクトップアプリは含まれていませんのでご注意下さい。
Webアプリの利用はユーザ毎に管理されるため、大学の端末はもちろん、自宅のパソコンや個人のスマートフォンからでも利用可能です。 Webブラウザさえあれば、他に特別な設定作業も必要ありませんので、有効に活用し、学習や研究に役立てて下さい。

本契約のOffice 365でできること

 本来のOffice 365 Educationでは、以下以外にも様々なサービスが提供されています。それらサービスの中には、非常に高度なことがで きる反面、設定を誤ったり不十分な理解で利用したりすると、自分の個人情報だけでなく、自分以外のユーザや組織に関する情報の流出 等、深刻な問題を引き起こすものもあります。大学には様々なレベルのユーザが混在していますので、本学ではOffice 365の機能を一部 制限し、シンプルで安全な以下サービスのみを利用可能としています。

Web版のWord, Excel, PowerPointの利用

 文書作成ソフトのWord、表計算ソフトのExcel、プレゼンテーション支援ソフトのPowerPointのWeb版が利用できます。 パソコンやスマートフォンにインストールして使用するデスクトップアプリは利用できませんので、ご注意下さい。

Web版およびデスクトップ版のOneNoteの利用

 OneNoteは、手書きメモやマルチメディアコンテンツを取り扱うことのできるデジタルノートです。OneNoteについては、Web版に加えてデ スクトップアプリも利用可能です。デスクトップアプリをあらかじめインストールしておくことで、ネットワークに接続できない環境でも OneNoteを利用することが可能となります。

OneDriveの利用

 OneDriveは、インターネット上のサーバにファイルを保存することのできるサービスです。保存したファイルにはネットワークを介して自 由にアクセスすることができ、設定次第では、他の人とファイルを共有することも可能です。Webブラウザを使ってファイルにアクセスす るだけでなく、サーバ上のファイルとパソコン・スマートフォンのファイルを自動的に同期したりすることもできます。

Skype for Businessの利用

 Skype for Businessは、Web会議やインスタントメッセージング等のためのサービスです。Lineと似ていますが、通話機能が充実していたり、 専用アプリやソフトウェアを使っていない相手とも通話できたりするなど、個人のプライベート利用を前提としたLineとは異なる特長があ ります。

50GBのメールボックスを持つメールアカウントの利用

 全学メールアドレスとは別のメールアカウントが発行されます。メールボックスの容量は50GBあるため、大量のメールや大きな添付ファイル がある場合でも、安心してメールを保存しておくことができます。

利用方法

準備と確認

 Office 365 Educationを利用できるのは、全学メールアドレスを取得しており、2013年10月1日以降に名古屋大学IDのパスワードを1回以上 変更している(または、同日以降に発行された名古屋大学IDを使っている)方だけです。これに該当しない方は、全学メールアドレスを取得 する、大学ポータルからパスワードを変更する等の作業を行って下さい。

自分の全学メールアドレスを確認(新規発行)するには…

 https://admin.mbox.nagoya-u.ac.jp/zengaku/mboxid/にアクセスしてください(名大IDによるログインが 必要となります)。既に全学メールアドレスをお持ちの場合は、その使用中のアドレスが表示されます。全学メールアドレスをお持ちでない 場合は、上記ページから利用申請を行うことができます。

名古屋大学IDのパスワードを変更するには…

 http://www.icts.nagoya-u.ac.jp/ja/services/nuid/password.htmlにある案内に従って操作して下さい。 名古屋大学ポータルhttps://portal.nagoya-u.ac.jp/の「情報連携統括本部」のタブにも、パスワード変 更のページへのリンクがあります。
情報が反映されるまで1日程度かかる場合がありますが、自動的にOffice 365の利用が可能となります。

卒業・退職・移動のときは?
 卒業や退職等により本学での身分を失うと、Office 365 Educationが利用できなくなります。保存しているメールやファイルも消去されます ので、事前にバックアップを取るようにして下さい。Office 365 Educationは Microsoft社との契約に基づくサービスであり、厳密な在籍状 態管理が必要となります。離籍後半年間の利用(受信)を認めている全学メールとは異なる取扱いとなりますので、ご注意下さい。

Office 365 Educationにサインインする

 Office 365 Educationの利用は、基本的にWebブラウザから行います(OneNote等のデスクトップアプリは除く)。はじめにOffice 365 Education のWebページにサインインし、表示されるポータル画面から各種のサービスを利用して下さい。多くのWebブラウザで動作が確認されていますが、 ブラウザの設定やバージョンによっては、うまく動かない可能性もあります。もし普段使っているブラウザで動作がおかしい場合は、他のブラウ ザで試してみて下さい。

1.

 https://login.microsoftonline.com/にアクセスし、以下に述べる電子メールアドレス(Office 365アドレス と呼びます)を入力してください(図1)。Office 365アドレスはユーザ名に相当する情報で、下記ルールにより、全学メールアドレスから自動 生成されています。

  • 全学メールアドレスの@マークの後ろには、ユーザによって異なる英字1文字が付与されています。その文字の後ろに、数字の0を追加して下さい。
  • 全学メールアドレスにある“mbox.”と“ac.”を取り除いて下さい。たとえば、全学メールアドレスが nagoya.taro@a.mbox.nagoya-u.ac.jpの場合、Office 365アドレスは nagoya.taro@a0.nagoya-u.jpとなります。

図1

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2.

Office365アドレスを入力すると本学専用のサインインページに画面が切り替わりますので、名古屋大学IDのパスワードを入力して下さい(図2)。

図2

image2

3.

 以上でサインインは完了です。Office 365 Educationのポータル画面が表示されます(図3)。ポータル画面の上部からは、よく使う下記の機能に アクセスすることができます。

  • アプリ起動ツール(各種サービスの呼び出し)
  • ポータル画面に戻る
  • 通知、設定、ヘルプの各機能
  • マイアカウント(ユーザ情報の管理)

図3

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Web版Word (Excel, PowerPointも同様)の利用

 ポータル画面またはアプリ起動ツールの中からWordアイコンをクリックしてください。Web版Wordで取り扱うことができるのは、OneDrive(または 他のクラウドストレージ)上のファイルだけです。編集したいファイルがOneDrive上にない場合は、まずOneDriveにファイルをアップロードしてか らWeb版Wordで開いて下さい。作業を終了するときは、(必要に応じてファイルを保存した上で)Webブラウザの画面を閉じてください。

OneDriveの利用

 Web版Wordと同様、ポータル画面やアプリ起動ツールから利用できます。表示される画面のメニュー等を使って、ファイルのアップロードやダウン ロード、移動やコピー等を行って下さい。Word, Excel, PowerPoint等のファイルを開くと、Web版Officeで編集できるようになります。
 無料で配布されているOneDriveのデスクトップアプリをパソコンやスマートフォンにインストールし、Office 365アドレスをアプリに記憶させるこ とにより、インターネット上に保存したファイルと、手元のパソコン・スマートフォンのファイルを自動で同期させることができるようになります。 同期したファイルは、ネットワークに接続していない状態でも参照したり編集したりすることができ、編集した内容は、次にネットワークに接続し たとき自動的にインターネット上のファイルに反映されます。OneDriveアプリは、Windows Store, App Store, Google Play, Office 365 Education のポータル画面などからダウンロード可能です(Windowsパソコンでは、OneDriveアプリが最初からインストールされていることもあります)。ア プリのインストールの途中で(またはアプリを初めて起動するとき)、同期対象となるOffice 365アドレスや、自動的に同期するOneDrive内のフォ ルダ等を設定する必要があります。最初に同期するときには、大量のデータ通信が発生したり、同期完了まで時間がかかったりする場合もあります。 通信環境の整ったところで、十分な時間を確保して作業することをお奨めします。
 OneDriveでは、ファイルやフォルダを選び、他の人と共有することもできます。ただし、設定を誤ると、意図しない人に情報を見られたり、勝手に 編集されたりする場合もあります。共有機能の利用にあたっては、十分注意して下さい。

OneNoteの利用

 OneDriveと同様、Web版とデスクトップアプリの両方で利用することができますが、平成30年3月時点において、OneNoteのアプリは Office 365 Educationのポータル画面からダウンロードできないようです。Windows Store, App Store, Google Playなどからダウンロードして ください。

Skype for Businessの利用

 OneDrive for BusinessやOneNoteとは異なり、デスクトップアプリからの利用を前提としたサービスです(Webブラウザからの利用も可能ですが、 やや特殊な扱いとなります)。Windows Store, App Store, Google Play, Office 365 Educationのポータル画面などからアプリをダウンロード して利用して下さい。

メールの利用

 ポータル画面やアプリ起動ツールからOutlookを起動すれば、Webブラウザ内の操作でメールの送受信ができます。Office 365アドレスが、送受信 される際のアドレスとなります。ポータル画面の「設定」から「メール」を選択すると、メールアカウントの詳細な設定を確認したり変更したり することができます(図4)。

図4

image4

 普段利用しているメールソフトからOffice 365 Educationのメールを読み書きすることもできます。メールソフトウェアの具体的な設定方法は、 http://www.icts.nagoya-u.ac.jp/ja/services/numail/にある「メールソフトウェアの利用」の項目を参 考にしてください。ただし、メール受信設定、メール送信設定は、全学メールサービスのものではなく、下記のOffice 365のものに置き換える 必要があります。

  • メール受信設定
      - ホスト名outlook.office365.com
      - プロトコル IMAP over SSL (ポート993)
  • メール送信設定
      - ホスト名smtp.office365.com
      - プロトコル SMTP over TLS(ポート587)

おわりに

 Office 365 Educationは様々なサービスの集合体であり、膨大な機能が準備されています。そのサービス内容も時々刻々と変化しているため、 Office 365 Educationの使い方を文書の形にまとめることは非常に困難です。公式のサポートページhttps://support.office.com/ をはじめ、インターネット上には多くの情報があります。自分で情報を収集し、自分なりの活用法を模索してください。
 なお、Office 365 Educationのサービス自体はMicrosoft社が提供するものであり、サービス内容に関するお問い合わせ、各種設定に関するご 相談、障害発生時の対処等について、大学が関与できる部分は非常に限られています。ITヘルプデスクでは、原則として、 Office 365 Educationポータルにサインインした後の利用方法やトラブル等に関する御相談・御質問をお受けすることができませんので、 あらかじめご了承下さい。Office 365 Educationへのサインインができない場合は、学内設定に原因がある可能性も考えられますので、その場合 に限り、ITヘルプデスクにご相談下さい。